ИП и ООО могут осуществлять закупку товаров у граждан, которые не ведут предпринимательскую деятельность. Подобные сделки совершаются в простой письменной форме. Для обеспечения их законности формируется закупочный акт. Его часто используют в сфере общественного питания в случае приобретения сельскохозяйственных продуктов.
Особенности составления закупочного акта
Первичный документ создается по форме ОП-5 и подтверждает законность проведения сделки между ИП/ООО и физлицами. По факту, закупку может совершить доверенное лицо, тогда от руководителя, на чье имя оформлен бизнес, требуется подпись.
Документ создается в двух экземплярах. Один покупатель оставляет себе, а второй передает продавцу.
Суммы, указанные в закупочном акте, могут служить причиной для уменьшения налога, если бизнесмен работает на ОСНО или УСН при объекте налогообложения «доходы минус расходы».
Организация или ИП вправе самостоятельно разрабатывать форму документа покупки товаров у физических лиц. В то же время, предусмотрены данные, обязательные для содержания в документе. Прежде всего, речь идет о цене, общей стоимости и объемах произведенных закупок, Ф.И.О. продавца, наименование ООО и других реквизитах, без которых он признается недействительным.
Зачем нужен закупочный акт?
Документ одновременно подтверждает несколько фактов:
- проведение сделки купли-продажи;
- передачу товара покупателю;
- отсутствие претензий со стороны предпринимателей или организаций к качеству и объему продуктов.
Кроме того, в закупочном акте содержится подробная информация об итоговых суммах сделок, что может пригодиться при ведении бухгалтерского учета.
Порядок составления закупочного акта
Закупочный акт подготавливает покупатель. Его распечатывают на бумаге формата А4. Допускается следование шаблону, разработанному предприятием, а также нанесение специальной символики на бланк. Документ формируется в момент осуществления закупки.
В созданном акте обязательно указываются подробные сведения о сторонах (наименование организации, Ф.И.О. ИП, паспортные данные и адрес регистрации физического лица, выступающего в роли продавца, и прочее). Важно перечислить закупаемые товары с указанием объемов или количества. После формирования документа покупатель ставит на обоих экземплярах свою подпись, а затем передает продавцу. Он также должен подписать оба бланка. Один из экземпляров передается обратно покупателю. В результате каждая из сторон получает доказательство о проведенной сделке.
Правила заполнения акта
Форма №ОП-5 имеет следующее содержание.
В правой части находится шапка документа. Там указываются данные об организации или ИП, которые осуществляют закупку:
- Форма по ОКУД. Код закупочного акта, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации — 0330505.
- Наименование с подтверждением организационно-правового статуса и адрес ООО или ИП. Указывается место регистрации бизнеса, который числится в документах налоговой службы.
- ОКПО. Код, соответствующий организации или предпринимателю. Указан в архивах Росстата. У юридических лиц — 8 цифр, у ИП — 10.
- ИНН.
- Структурное подразделение. Например, «Отдел закупок» или «Склад».
- Вид деятельности по ОКПД. Указывается код, согласно Общероссийским классификаторам продукции.
- Вид операции.
Ниже прописывается должность руководителя, дата составления акта, ставится подпись. Рядом — ее расшифровка в виде фамилии и инициалов руководителя.
Вторая часть акта состоит непосредственно из табличных и текстовых данных:
- Номер документа. Допускается порядок нумерации на усмотрение руководства.
- Место закупки. Указывается точный адрес, вплоть до населенного пункта.
- Ф.И.О. человека, ответственного за закупку (покупателя), его должность (к примеру, менеджер отдела снабжения).
- Ф.И.О. физического лица (продавца).
В таблице указываются данные приобретаемого товара:
- В разделе «Сельскохозяйственные продукты» — название с характеристикой и кодом товара.
- В разделе «Единица измерения» — наименование и код, согласно ОКЕИ.
- Количество или объем, в зависимости от вида и характеристик продукта.
- Цена товара до копеек.
- Общая сумма.
На обороте содержатся данные следующего вида:
- Итоговая сумма. Рубли — прописью, копейки — цифрами.
- Паспортные данные продавца, включая адрес регистрации физлица и наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность.
- Если физическое лицо имеет регистрацию в качестве ИП, далее указываются данные его свидетельства, выданного в ФНС, ИНН и вид налогового органа, присвоившего идентификационный номер налогоплательщика. Если у гражданина нет права на ведение предпринимательской деятельности, эти строки остаются пустыми.
- Справка о том, что физическому лицу принадлежит подсобное хозяйство. При ее наличии следует указать, кем и когда она была выдана. Если справка отсутствует, необходимо сделать соответствующую отметку.
- Сумма подоходного налога прописью, в рублях. Согласно действующему законодательству, доходы от продажи сельскохозяйственной продукции, выращенной на собственных земельных участках, налогом не облагаются. В этом случае следует сделать соответствующую отметку.
- Денежная сумма, переданная покупателем, прописью (в рублях).
- Подпись продавца. Рядом — фамилия и инициалы.
- Подпись покупателя.
Печать ставить не обязательно. По договоренности сторон в содержание документа можно внести сумму доставки.
Стороны подписывают закупочный акт в момент передачи товаров, а не предварительно.
Возможные ошибки при составлении акта
При отражении недостаточных данных или их отсутствии, закупочный акт может быть признан недействительным. Особое внимание при заполнении уделяется таким реквизитам, как адрес, фамилия, сведения из паспорта продавца, а также информации о количестве товара и итоговой сумме продаж. Личная подпись одной из сторон также лишает документ значимости.
Особенности оплаты товаров физлиц
Расчеты с участием физических лиц без права предпринимательской деятельности осуществляются в наличной и безналичной форме. Причем ограничения по размерам сумм не устанавливаются.
При использовании наличной формы оплаты формируется расходный кассовый ордер, подтверждающий факт произведенных расчетов. Если применялся безналичный вид платежа, сделка удостоверяется банковской выпиской и платежным поручением.
