Как заполнить 6-НДФЛ в 2019 году

Форма 6-НДФЛ используется с 2016 года. Ее обязали сдавать всех ИП и ООО каждый квартал. Введена Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015.

Что такое 6-НДФЛ?

Отчеты двух разных форм не замещают друг друга. ФНС требует сдачи обоих документов. Новая форма является дополнением к предыдущей, а введена она с целью повышения ответственности работодателей перед ФНС. 2-НДФЛ сдается 1 раз в год, а 6-НДФЛ – ежеквартально, поэтому теперь налоговые службы получили возможность чаще проводить проверки и привлекать к ответственности недобросовестных бизнесменов.

Сроки сдачи

Отчетность сдается в конце месяца, который идет после квартала. Сроки сдачи в 2019 г. следующие:

• за квартал — до 30 апреля;
• за 6 месяцев — до 31 июля;
• за 9 месяцев — до 31 декабря;
• за год — до 1.04.2020.

Структура

В бланках отсутствует место для ввода личных данных сотрудников, поскольку информация отображена в обобщенном виде.

Документ включает в себя титульный лист и два раздела. Согласно Приказу ФНС № ММВ-7-11-18@ от 17.01.2018, содержание первоначального отчета было несколько изменено:

• коды предоставления расчета для ООО, не принадлежащих к категории крупнейших — 214 вместо 212;
• при расчетах правопреемником реорганизованной компании в титульном листе заполняются дополнительные поля — 216 для крупнейших и 215 для остальных ООО;
• штрих-код 1520 1027 заменен на 1520 2024.

Титульный лист

Титульный лист 6-НДФЛ содержит следующую информацию:

• ИНН;
• КПП (для организаций);
• номер страницы;
• номер корректировки (для первичного документа «000», если отчет заполняется при внесении корректировок — «001», при последующем редактировании — «002» и так далее);
• период представления (код, в зависимости от того, за какой период предоставляется отчетность, происходит ли реорганизация предприятия);
• налоговый период (год, за который дается отчет);
• код налогового органа;
• код места представления;
• Ф. И. О. предпринимателя или наименование юридического лица;
• код ОКТМО (если их несколько, придется составлять отдельный отчет для каждого кода);
• номер контактного телефона;
• количество страниц и листов приложений к нему (при наличии).

В тех местах, где данные отсутствуют, ставятся прочерки.

Нижняя часть титульного листа разделена на две части. Слева указываются данные заполняющего. Он ставит подпись, указывает дату составления отчета.

Правая часть предназначена для заполнения специалистом налогового органа.

Код ОКТМО может быть разным. Это происходит в том случае, когда заработная плата сотрудникам выплачивается головной организацией и обособленным подразделением, которое размещено на другой территории. Тогда придется заполнить два отчета и сдавать их в налоговые органы, принадлежащие разным муниципальным образованиям.

Таблица 1. Коды периодов представления.

Таблица 2. Коды мест представления.

Образец заполненного титульного листа

Раздел 1

Первый раздел документа содержит следующие данные:

• налоговая ставка;
• сумма начисленного дохода;
• прибыль в виде дивидендов (часть от суммы начисленного дохода);
• налоговые вычеты;

• сумма исчисленного налога;
• исчисленный доход в виде дивидендов (часть от общей суммы начисленного дохода);
• фиксированный авансовый платеж;
• количество физических лиц, которые получили зарплату и другие виды доходов;
• удержанный налог;
• сумма, удержанная работодателем;
• не удержанная сумма (полученный на руки чистый доход).

Раздел 2

Второй раздел состоит из двух столбцов. В первом указаны даты фактического получения прибыли, удержания налога и срок его перечисления. Во втором — суммы фактически полученного и удержанного дохода, соответствующего датам в левом столбце.

При заполнении Раздела 2 нужно учесть следующее:

• дата получения дохода соответствует дню месяца, когда начислена заработная плата или другой вид прибыли;

• дата удержания налога соответствует дате выплате денег по факту;
• дата перечисления налога в бюджет — день, следующий за днем выдачи денег.

Выбор варианта заполнения разделов 6-НДФЛ зависит от срока начисления зарплаты персоналу: в конце отработанного месяца или следующем.

Пример заполнения Разделов 1 и 2 6-НДФЛ при начислении зарплаты в текущем месяце

В качестве примера рассмотрим такую ситуацию. В штате организации числится 5 сотрудников. Размер заработной платы у каждого работника составляет 26 250 рублей. За 1 квартал (период с декабря по февраль включительно) создается отчет, где зафиксирован общий доход на всех сотрудников. За январь-февраль осуществлялись налоговые вычеты на детей в размере 28 000 рублей. В декабре их не было. Налоговая ставка НДФЛ составляет 13%.

За декабрь доход составил: 26 250 * 5 = 131 250, а сумма налога: 131 250 *13% = 17 063 рублей.

Доход за период январь-февраль: 26 250 * 5 * 2 = 262 500 рублей.

Соответственно, налог составит: (262 500 – 28 000) * 13% = 30 486 рублей.

Общий доход без вычета налога равен: 262 500 + 131 250 = 393 750 рублей.

Согласно расчетам, полученные данные вносятся в соответствующие строки документа.

Образцы заполненных разделов

Суммы исчисленного и удержанного налога в Разделе 1 совпадают в том случае, когда выплата заработной платы осуществляется «месяц в месяц».

Пример заполнения Разделов 1 и 2 6-НДФЛ при начислении зарплаты в следующем месяце

В организации числится 5 сотрудников. Их зарплата составляет по 26 250 рублей. По итогам 9 месяцев общая прибыль достигла 1 181 250 руб. Дивиденды отсутствуют. Зарплата выплачивается 10 числа месяца, следующего за отчетным. Налоговые вычеты за весь период (3 квартала) — 36 000 рублей.

Расчет НДФЛ: (1 181 250 – 36 000) * 13% = 148 881 руб. В эту сумму входит исчисленный налог за сентябрь в размере 17 064, который переносится на октябрь. Поэтому в строке 070 первого раздела, где указывается удержанный НДФЛ, вводится 131 818 (разница между 148 882 и 17 064). То есть, он начислен, но еще не удержан, поскольку заработная плата не выплачена.

Раздел 2 заполняется по стандартным правилам. Указываются даты начисления прибыли, удержания и перечисления налога, их размеры.

Нулевой 6-НДФЛ

При отсутствии начислений в пользу сотрудников отчет по форме 6-НДФЛ не формируется (Письмо ФНС № БС-4-11/4901 от 23.03.2016). Если же хотя бы одна выплата была произведена, независимо от ее вида (материальная помощь, больничный и прочее), документ придется предоставить за тот период, в котором совершен расчет. По сути, понятия «нулевой 6-НДФЛ» не существует. Его просто может не быть при отсутствии начислений.

Правила заполнения

При формировании отчетности важно придерживаться следующих правил:

• данные отображены в рублях;
• копейки можно округлять до полного рубля (выше 50 коп.) или сбрасывать (менее 50 коп.);

• прибыль, полученная в иностранной валюте, пересчитывается в рубли, согласно действующему курсу на день поступления средств;
• исправления недопустимы, при совершении ошибок бланк заполняется заново;
• при сдаче в электронной форме распечатка производится на одном обороте листа;
• листы отчета можно скрепить степлером, скоба размещается в правом верхнем углу;
• если данные в строке отсутствуют, ставится прочерк.

Штрафные санкции

Отражение в отчете недостоверных данных влечет за собой штраф размером 500 рублей. Но если ошибки выявлены самим составителем и своевременно указаны, наказания удастся избежать. Размер штрафа может быть уменьшен, если совершенные недочеты не привели к снижению налога.