Письмо о смене реквизитов сообщает партнерам компании о важных изменениях, которые учитываются в дальнейшем сотрудничестве. В ряде случаев оно признается необязательным документом, однако его наличие сможет помочь при возникновении судебных споров и предотвратить задержку оплаты по счетам.
Оповещение об изменении реквизитов
Уведомление о смене реквизитов является юридически значимой частью деловой корреспонденции. К данным организации, об изменении которых необходимо ставить в известность в письменном виде, относятся:
- наименование предприятия;
- организационно-правовая форма (ООО, ОАО, ЗАО, ПАО и т.д.);
- идентификационный номер налогоплательщика;
- юридический и фактический адрес;
- основной государственный регистрационный номер;
- код причины постановки на учет в качестве налогоплательщика;
- код классификатора предприятий и организаций;
- код видов экономической деятельности;
- банковские данные.
Эта информация служит для идентификации организации и подтверждает наличие регистрации в государственных органах. Ее используют при подписании договоров, составлении платежных и иных документов, необходимых для обеспечения работы. Направлять письмо об изменении реквизитов следует в адрес следующих получателей:
- деловые партнеры;
- поставщики;
- заказчики и покупатели;
- банк, обслуживающий расчетный счет;
- других заинтересованных контрагентов.
В ряде случаев необходимо рассылать информацию о назначении нового директора. Чаще всего в известность ставят налоговое ведомство и банковские структуры. Налоговую службу оповещает банк на основании своего образца информационного письма о смене реквизитов фирмы. Заключение дополнительного соглашения к имеющемуся двустороннему соглашению с указанием новых реквизитов возможно, но не обязательно.
Как составить корреспонденцию
Для каждого контрагента распечатывается свой образец письма о смене банковских реквизитов организации и регистрируется как исходящий документ в соответствующем журнале. Оно может быть написано на обычном листе формата А4 или на специальном фирменном бланке предприятия, если он предусмотрен. Этот момент регулируется внутренними правилами.
Допускаются рукописный и печатный образцы уведомлений об изменении банковских реквизитов. Определенная форма не установлена, текст послания может быть произвольным, но должен содержать всю необходимую информацию. При создании учитываются правила русского языка и ведения деловой переписки, недопустимы ошибки и опечатки.
Образец оповещения о смене банковских реквизитов
При написании образца письма об изменении реквизитов организации необходимо учитывать правила делопроизводства. Обычно эту обязанность выполняет юрист организации или помощник руководителя.
В шапке должны быть данные отправителя: полное юридическое имя предприятия и контакты. В правом верхнем углу указывается получатель: наименование компании, ФИО и должность лица, которому адресована корреспонденция. Затем отмечается исходящий номер и дата отправления. Посередине размещается название бланка.
Далее требуется подготовить текст письма об изменении банковских реквизитов организации, образец которого содержит информацию о событии и внутренний документ, послуживший основанием к этому. Необходимо указать, какие данные подвергаются корректировке, дату, с которой нововведения вступят в силу и новые реквизиты.
В конце следует отметить, что все заключенные соглашения остаются без изменений. Подписывает уведомление уполномоченное должностное лицо.
Изменение адреса
Адрес относится к реквизитам особой важности, его изменение регистрируется государственным органом и в учредительных документах. Непредоставление информации о новом местонахождении влечет риск неполучения данных, важных для осуществления деятельности.
В первую очередь необходимо уведомить банк, в котором находится расчетный счет. Если представители финансового учреждения выявят, что предприятие отсутствует по указанному в документах адресу, обслуживание счета может быть приостановлено.
Направить образец письма о смене реквизитов организации важно всем заинтересованным лицам. В ситуации судебного спора сторона, не сообщившая об изменении адреса и вследствие этого не получившая юридически значимую информацию, будет признана виновной.
Изменение платежных реквизитов
От правильности банковских реквизитов зависит своевременное поступление оплаты за поставленный товар и оказанные услуги. Если они указаны неверно, понадобится дополнительное время, чтобы платеж был возвращен банком отправителю. Поэтому вовремя направить соответствующую корреспонденцию деловому партнеру в интересах самого предприятия. Образец письма о смене банковских реквизитов организации можно скачать в интернете или составить самостоятельно.
Как отправить корреспонденцию
Существует три варианта отправки деловой корреспонденции:
- личная доставка с отметкой о получении;
- заказное почтовое письмо с уведомлением;
- электронное письмо.
Наиболее надежными являются первые два способа. Отправка письма по электронной почте при возникших спорах принимается судом во внимание, только если такая доставка оговорена в условиях двустороннего соглашения.
Для доказательства отправки электронного образца уведомления о смене реквизитов необходимо его распечатать и заверить подписью уполномоченного лица и синей печатью предприятия. Иногда в ходе судебного разбирательства требуется подтверждение нотариусом факта отправки сообщения. В любом случае электронное послание лучше продублировать экземпляром на бумажном носителе.
Таким образом, уведомление о внесении изменений является важной частью документооборота компании, которое облегчает сотрудничество с партнерами и служит доказательством в судебных разбирательствах.
