Каждый бухгалтер понимает, насколько важно хранить ценные документы в организации. На основе данных, содержащихся в них, формируется бухучет, составляется бухгалтерская отчетность. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены на законодательном уровне. Ее утеря влечет за собой административную ответственность.
Рассмотрим сроки и порядок хранения бухгалтерских документов, а также узнаем, когда их можно сдать в архив или уничтожить, и что грозит юридическим и физическим лицам в случае пропажи бумаг.
Виды бухгалтерских документов
Все бухгалтерские документы можно разделить на две большие группы:
- первичные;
- вторичные.
Под первичными понимают учетные документы, которые организация использует для оформления произошедших хозяйственных событий (п. 1 ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011). Обязательный список их реквизитов указан в следующем пункте действующего закона.
Примеры первичных учетных документов:
- товарная накладная;
- акт сдачи-приемки;
- расчетно-платежные ведомости;
- приходной кассовый ордер и другие.
Вторичные бумаги оформляются на основе первичных. К ним относятся накопительные ведомости, отчеты сотрудников, на которых возложена материальная ответственность, и прочее. Они хранятся вместе с первичной документацией.
Сроки хранения документации
Период хранения первичных учетных документов, финансовой отчетности и аудиторских заключений о ней устанавливается, согласно правилам предприятия или организации. Но он не должен быть меньше 5 лет.
Средства с электронными документами, ключами для создания и проверки ЭЦП хранятся также не менее 5 лет, как и бумажные носители данных.
В пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ речь идет о том, что сохранность налогового и бухгалтерского учета, а также других видов официальных бумаг, использующихся для уплаты и расчета налогов, обеспечивается в течение, как минимум, 4 лет. В своем письме N 03-02-08/16273 от 23 марта 2016 года Минфин РФ утверждает, что такой срок соответствует периоду, за который возможна выездная проверка налоговыми органами.
В главе 2 п. 4.1 Приказа Минкультуры № 558 от 25 августа 2010 года установлен перечень бухгалтерских бумаг, формирующихся в результате деятельности организаций, с указанием срока хранения. Часть информации в качестве примера представим в виде таблицы.
| Форма документации | Период хранения |
| Годовая отчетность по финансам | Постоянно |
| Квартальная отчетность по финансам | 5 лет |
| Передаточные акты | Бессрочно |
| Протоколы, акты и заключения об утверждении бюджетной отчетности | Постоянно |
| Аналитические ведомости к годовой бухгалтерской отчетности | 5 лет |
| Договор по залогу имущества | 10 лет (с момента истечения его действия) |
| Предписания, иски о порядке конфискации имущества у незаконного владельца | 15 лет (с момента вынесения судебного решения) |
| Ведомости на выдачу дивидендов | 75 лет |
| Описи ликвидационных комиссий | Постоянно |
Начальная дата отсчета срока сбережения — 1 января года, следующего за периодом завершения делопроизводства.
Действия при ликвидации организации
Прекращение работы предприятия не предполагает уничтожение его документов. При отсутствии договора с архивной службой РФ место сбережения ценных бумаг определяет председатель ликвидационной комиссии. При банкротстве организации его функции выполняет конкурсный управляющий. Уничтожать бумаги до истечения периода хранения запрещено. Их принимает ликвидатор или управляющий. По завершении периода, предусмотренного законом, они передаются в архив или уничтожаются.
Как показывает практика, в большинстве случаев специальный договор между коммерческой организацией и архивной службой отсутствует. Поэтому последняя вправе принять на сохранение только документы по личному составу сотрудников.
Порядок хранения бухгалтерской отчетности
До момента передачи в архив бумаги хранятся в специальных помещениях либо закрывающихся шкафах в бухгалтерском отделе организации. Ответственность за их сохранность возложена на уполномоченные лица, назначенные главным бухгалтером.
Если первичные документы оформлены вручную, они складываются в хронологическом порядке, а также сопровождаются справкой из архива. Вместе размещают бумаги за один месяц, принадлежащие к определенному учетному регистру. Авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые ордера скрепляются между собой. Для других видов бумаг допускается хранение в непереплетенном виде, но они должны быть подшиты в папках, чтобы избежать утери.
Передачу документации в архив осуществляет главный бухгалтер. При обнаружении пропажи руководителем организации назначается специальная комиссия, которая проводит расследования. При необходимости в процесс вовлекаются следственные органы, государственный пожарный надзор и охрана. По результатам проведенных расследований составляется акт. Его утверждает руководитель предприятия, а копию отправляют в уполномоченные органы.
Порядок сдачи бухгалтерских документов в архив
В специализированное учреждение передают только документы, имеющие минимальный срок хранения 10 лет. Остальные бумаги уничтожаются по завершении периода, предусмотренного законодательством.
При передаче документации в архив необходимо выполнить ряд важных действий:
- составить описи;
- пронумеровать страницы и сшить дело;
- оформить обложку.
Закон не запрещает передавать документацию в архив до истечения срока хранения, но это допустимо только после их проверки контролирующими органами. При уничтожении бумаг обязательно присутствует комиссия.
Ответственность бухгалтера и предпринимателя
При утере документов лицо, отвечающее за их хранение, несет административную ответственность. Ему грозит наказание в виде штрафов (ст. 13.25 КоАП):
- от 200000 до 300000 для юридических лиц;
- от 2500 до 5000 для физических лиц.
Наказание для страховщиков оценивается в виде штрафов размерами 20—30 тысяч рублей для должностных и 100—200 тысяч рублей для юридических лиц.
Кредитный кооператив наказывают суммами 5—10 тысяч рублей для должностных и 30—50 тысяч рублей для юридических лиц.
