Сотрудничество с другими юридическими лицами — это неотъемлемая составляющая коммерческой деятельности ИП и ООО. Самая распространенная схема — когда одна сторона поставляет услугу или товар, а другая — оплачивает их стоимость. Но, чтобы избежать проблем, следует не только четко следовать договоренностям и выполнять свои обязательства. Важно правильно выставить счет на оплату полученных услуг/товара, а потом закрыть сделку, подготовив соответствующие документы.
Что такое счет на оплату
Любое предприятие при предоставлении услуг или продаже товара выставляет счет – специальный документ с целью уведомления контрагента об исполнении своих обязательств. На основании счета он должен осуществить перевод средств по указанным реквизитам, оплатив полученные услуги/товар.
Такой документ составляется в следующих ситуациях:
- Стороны договорились о долгосрочном сотрудничестве и подписали соответствующий договор, в котором содержатся общие положения о взаимодействии контрагентов. Но в нем отсутствует информация о конкретных объемах поставок и их стоимости. По мере получения товаров/услуг покупатель обращается к продавцу с запросом на очередную поставку. После получения такого уведомления продавец выставляет счет с точными расчетами и реквизитами.
- Между контрагентами нет договора о сотрудничестве. И поставка товара/услуг носит исключительно разовый характер.
- Стороны не являются партнерами, но покупатель хочет купить товар или получить услугу в сжатый срок. Чтобы сократить время проведения сделки, одна сторона выставляет другой счет на оплату, а договор подписывается сторонами гораздо позднее.
Как составить
- Полное наименование юрлица (без сокращений).
- ИНН продавца.
- Адреса участников сделки (как фактические, так и юридические).
- КПП, если поставку осуществляет ООО.
- Актуальные банковские реквизиты для безналичного перевода средств (название банка, номер корсчета и т. д.).
- Информация о поставке: наименование позиций, количество переданных единиц, их стоимость.
- Общая сумма платежа с выделенным значением НДС при условии, что расчет стоимости был произведен с учетом этого налога. Если юрлицо использует налоговый режим УСН, то указывается только общая сумма и делается соответствующая пометка.
В комментариях могут указываться дополнительные условия поставок, чтобы скоординировать действия сторон. В ООО форма подписывается главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом (например, руководителем). В случае с ИП подпись ставит только сам предприниматель. Предпочтительно, чтобы счет был завизирован печатью, но это не является обязательным условием для выполнения обязательства.
Порядок выставления
- Клиент связывается с продавцом/поставщиком, с которым он хочет сотрудничать. По итогу переговоров между сторонами может быть заключен договор, если совместная работа будет носить длительный характер. При разовой поставке предприятия могут придерживаться устных договоренностей.
- На основании запроса клиента продавец/поставщик выставляет счет на оплату, указав реквизиты для безналичного перечисления. Если он составлен с ошибками, то возвращается отправителю для корректировки данных.
- Покупатель/заказчик перечисляет деньги в банк по указанным реквизитам, соблюдая оговоренные сторонами сроки.
- Продавец/поставщик отгружает товар или предоставляет услугу, удостоверившись в поступлении средств. Для подтверждения факта выполнения сторонами обязательств составляется закрывающий документ.
В целом наличие счета не является обязательным условием для сотрудничества контрагентов. Если договоренности были достигнуты на уровне директоров, то он даже может отсутствовать в документообороте. В это случае получить реквизиты для безналичного перевода покупатель/заказчик может из другого источника, например, из накладной или карточки предприятия.
Цель счета – сделать взаиморасчеты между участниками процесса более точными. Этим можно объяснить позицию бухгалтеров, которые выступают за обязательное составление таких документов. При этом он не может использоваться в качестве основания для оплаты за исключением тех случаев, когда в договорах четко обозначен график совершения платежей.
Передать форму на оплату рекомендуется в бумажном виде. Для ускорения процесса можно отправить ее контрагенту в электронном виде посредством специальной программы или электронной почты. Второй образец должен остаться в бухгалтерии ИП или ООО.
Закрывающие документы
При сотрудничестве с партнером важно иметь закрывающие документы по каждой совершенной сделке для подтверждения факта выполнения сторонами их обязательств. Это поможет избежать недоразумений и спорных ситуаций, которые в итоге отразятся на репутации сторон. Такого правила должно придерживаться не только крупное предприятие в форме ООО, но и ИП, независимо от масштабов деятельности.
Требование предоставить закрывающие документы рекомендуется указать в договоре о сотрудничестве. С их помощью продавец сможет подтвердить факт получения дохода, а покупатель — расходов, что будет актуально при составлении налоговой отчетности.
Накладная
Если необходимо подтвердить поставку товаров, материалов или сырья, составляется накладная. Для этого используется стандартизированная форма ТОРГ-12 или собственный бланк предприятия. У каждого из участников сделки остается свой экземпляр (оригинал), который необходимо хранить не менее 3-х лет.
Допускается использование только оригиналы документов, в которых указаны реквизиты контрагентов, данные отгрузки (номер партии и дата) и реестр товаров. На бланке также должна стоять печать продавца и подписи уполномоченных лиц. Если по какой-то причине предприятие предоставило копию накладной, покупатель должен запросить ее оригинал, чтобы избежать спорных ситуаций. Факт предоставления оригинала позже поставки товара не может повлиять на условия сотрудничества сторон и действующий договор.
Акт
Документ составляется в 2-х экземплярах для каждой из сторон. Визируется подписью руководителя или другого уполномоченного лица. В отличие от накладной, в акте должно быть указано, что заказчик не имеет претензий к исполнителю услуги. В некоторых случаях, регламентированных профильным законодательством, можно обойтись без составления акта. К примеру, если речь идет об услуге аренды или оферте.
Чем грозит отсутствие счета и закрывающего документа
Отсутствие счета на оплату и закрывающего документа может обернуться для предприятия и другими последствиями. К примеру, если между участниками возникнет хозяйственный спор, для урегулирования которого одна из сторон будет вынуждена обратиться в суд. В связи с этим любые операции, связанные с перечислением денег, должны быть задокументированы в предусмотренном законом порядке. В противном случае можно понести большие финансовые и репутационные потери.
